HS møte 06/11-20

Møtetidspunkt: A4-132 12.15-14.00

Referering:

  1. Øyvind
  2. Thea

Tilstede: Sindre, Thea, Christoffer, Kristoffer, Monika, Øyvind, Henrik, Marius, Mathias, Benedicte, Fredrik (Ekskom)
Straffer: Mathias (øl), Marius (øl), Benedicte (øl)

TODOS fra forrige gang.

  • X Thea kjører på med fadderkontrakt (møte før jul)
  • X Stensrud kjører ut info på budsjettmøte
  • [ ] Mathias teiper boden (kommer mulighens til å bli gjort en eller annen gang i 2021?)

523 Godkjenning av innkalling

Godkjent

524 Status for komiteene (14.20 - 20 min)

Arrkom, med jubkom:

  • Avlyst alt mulig, trist men nødvendig. Ingen forhåndsbetalinger.
  • Ønsker å få til en fest på nyåret, hvis det er mulig med korona.
  • Quiz neste uke.
  • Sindre har blitt FIF-koordinator (Whoop whoop)

Bedkom, med ITEX:

  • Ferdig med bookingrunden og sendt ut til signering
  • Bedkom er fornøyde med hvordan det gikk
  • Snakket om hvordan de skal blæste digitale arrangementer som ikke er arrangert av Online
  • Er det er arrangement som kan konkurrere med Online-arrangementer så skal det ikke blæstes av oss
  • Hvordan skal oppmøte gjøres på digitale arrangementer. Forsentkomming osv.

Dotkom:

  • Har jobbet med wiki-siden
  • Strømmen gikk, noe som gjorde at OW og Nibble var nede
  • Skanning på kontoret er klart, venter på RFID-scannere
  • Hatt møte med appkom
  • Medarbeidersamtaler

Fagkom, med ekskom:

  • Har også sendt ut kontraktene sine
  • Har fem medlemmer som blir med i Analytics-prosjektet
  • Workshop med bedkom for å få mer fleksibilitet i booking av bedriftsarrangementer
  • Kurs resten av semesteret tror de skal gå veldig fint
Ekskom
  • Hatt workshop internt for ekskursjonen og Techtalks
  • Må snakke med bedkom for kommunikasjon med bedrifter
  • Fakultetet har kalt inn til møte med alle ekskursjonslederne unntatt informatikk (uten at vi vet hvorfor)
  • Ble vedtatt på møtet at ingen ekskursjoner skal gå utenfor Norge
  • Vil prøve å få til en klassetur i Norge
  • Kan bli problematisk mtp vedtektene om det ikke blir faglig opplegg.

Prokom:

  • Jobber med Offline
  • Funnet et selskap til Merch
  • Mange har engasjert seg i maskot-saken

Trikom

  • Jobbet med arrangementer i jule/eksamenstiden
  • Hatt juleverksted
  • Vurderer julegrøtfest med fjordland
  • Eksamensoppmuntring med klementiner etc. hvis campus ikke stenger
  • Planlagt workshop har blitt utsatt til etter jul

Seniorkom:

  • Begynt å digitalisere workshopen om prosjekter, samlet mye som kan gjøres i Online
  • Fått i gang ny interessegruppe "Racingline"

Bankom

  • Ny OIL økans

Økonomiansvarlig

  • Åpent budsjettmøtet gikk veldig bra
  • Har vært på kioskmøte
  • Fått trusler om utestengelse fra bilkollektivet pga utestående fakturaer. Ble ordnet opp i.

Nestleder:

  • Har vært på budsjettmøte og kioskmøte
  • Jobbet med spørreundersøkelsen om tidsbruk i Online
  • Gått mer over til verdien av verv i Online
  • Blæstet opptak (jubkom, velkom og ekskom)
  • Tyvstartet på genforssaker

Online IL:

  • Avlyst pistolskyting

Leder

  • Vært på kioskmøte
  • En medarbeidersamtale
  • Ledermøte med IDI neste uke
  • Ordnet praktiske ting rundt budsjettmøte

525 Interkom (5 min)

  • Arrkom har litt penger igjen og lurer på om trikom vil samarbeide om noe
    • Kristoffer: Eksamensfest?
    • Øyvind: Ikke så lurt med tanke på korona

  • Søknad fra arrkom om å flytte midler for julebord og Åre

    • Arrkom er gira på å få flyttet disse midlene til å kunne brukes på et nyttårsball eller lignende, ettersom både julebord og Åre er avlyst.
    • Stensrud: Går helt fint å flytte over, må godkjennes av HS
    • Marius: Fullt mulig å arrangere en julemiddag eller lignende.
    • Benedicte: Kunne vært veldig kult om vi kunne hatt et større arrangement til våren (ball eller lignende) som ridderne kan være med på
    • Thea: Da kan det arrangeres kompilering før også
    • Sindre: Særskilt utmerkelse burde også deles ut
    • Mathias: Vi får en stor backlog nå med kompilering, ridderoppdak, utdeling av særskilt. Ikke mulig å arrangere noe stort arrangement før jul.

  • Mathias: Vi må ha et ekstraordinært møte før 1. desember for å godkjenne budskjettet

526 Recap for året (15min)

[Jeg vil at alle skal gjøre seg opp en tanke om disse to spørsmålene: - Hva har vi vært gode på? - Hva trenger vi å forbedre?]

  • Hva har vi vært gode på?

    • Å tilpasse oss situasjonen vi er i
    • Å håndtere kommunikasjon med andre som har ansvar i Online
    • AUO-overgangen har gått veldig bra
    • Fredrik er fornøyd med at HS er flinke til å inkludere ekskom <3
    • Klart å drive med litt ved siden av alt av saker vi måtte reagere på
    • Alle komiteene har vært positive og engasjerte til tross for situasjonen

  • Hva trenger vi å forbedre?

    • Snakke om ting bare for å snakke om det,må ikke alltid komme noe ut av det. Kan være nyttig å skape en kultur om ting og tørre å snakke om følelser.
    • Få frem begge sider av en sak
    • Tørre å ta diskusjonene
      • Kan ha en roterende rolle. Èn på møtet skal alltid spille uenig
    • Si ting selv om du selv kanskje ikke tror det er et utrolig viktig poeng (legge noe på bordet og se hva som skjer)
    • Ta videre de sakene vi kom frem til under workshop.
      • De tre sakene vi kom frem til er lagret, og kan tas videre.
    • Komiteene har blitt veldig flinke til å holde workshops og lignende, dette kan HS også bli flinkere til!

527 Recap av budsjettmøtet (15min)

[Hva lærte vi, og hvilke forslag tar vi med oss videre?]

  • Stensrud er fornøyd. God s
  • Notater fra møtekritikken:
    • Burde har klare internbudsjetter
    • Teste mikrofonen før møtet
    • Vil veldig gjerne ha med økonomi på vedtektskvelden
    • Ha med begrunnelse i regnskap for budsjettendringer? (Ville medført veldig mye ekstraarbeid)
  • Må få til et budsjettmøte før 1. desember for å godkjenne ferdigstilt budsjettforslag.
  • Når budsjettet sendes til HS for godkjenning så kan ikke noe endres der og da. Da må bankom gå tilbake til arbeidsbenken
  • Ønsker å få dette ferdig fort slik at det ikke blir siste liten eksamenstidstress

Eventuelt

  • Hva skjer i Ekskom

    • Ikke invitert i diskusjonsmøte
    • Kan ikke dra til Europa
    • Ønsker å få til noe
    • Norgestur
      • Surfing, rafting, kos
    • Vedtektene til ekskom går imot dette
      • De sier pengene kun skal gå til faglige arrangementer
      • Studierettet
    • Kommer til å få inn mye fra Techtalks
    • Regler. Hvis de blir med i år, vil de da ikke kunne få støtte for å bli med på en annen mindre koronapreget tur?
    • Dette blir ikke en "ekskursjon" uansett

    • Har FUS snakket noe om retningslinjene for faglige turer?

      • Ja, men disse organene er veldig rotete.
      • FUS har bestemt at det ikke er lov å dra utenfor Europa
      • NTNU har bestemt at det ikke er lov å dra innad i Europa.
      • Det har blitt spurt om retningslinjene kan justeres for å ta hensyn til at det ikke er realistisk å følge på en innenlandstur, dette er det ikke gitt noe tydelig svar på.

    • Benedicte: Er ikke ekskom-retningslinjene satt av ekskom?

      • Jo, og HS er egentlig invitert. Vi kan ha ekstraordinært genfors for ekskom
    • Tull at ekskom offesielt tas opp på generalforsamling på høsten før ekskursjonen.
    • Mathias: Det burde gå fint med pengebruk på innenlandstur, så lenge fjerdeklasse blir invitert på turen.
    • Benny: Det er bedre å spørre fjerdeklassingene om det er greit på forhånd slik at det ikke kan bli en sak etter skaden er gjort
    • Hva med å høre i kullgruppa til fjerdeklasse hva de vil? Med tanke på at overskuddet fra deres avlyste tur blir overført.
      • I vedtektene er det veldig krunglete formulert at overskuddet skal gå til å sørge for at det ikke blir dyrere for fjerdeklassingene på bli med på turen.
    • Gjelder kun for de som hadde rett til å være med i fjor, nye fjerdeklassinger er ikke inkludert.
    • Forslag: Skriv et innlegg med status i kullgruppene, hør hva de ønsker.
      • Ekskom hører med tredje først, og så fjerde.
    • Ekstraordinært genfors blir gjennomført etter tur blir bekreftet (om nødvendig)

  • Omfordeling av midler arrkom

    • Ingen Åretur eller julebord
    • Skal disse brukes på et arrangement på nyåret isteden?
    • Benny: Må dette bestemmes får året er omme?
      • Stensrud: Jeg er mest komfortabel med det
    • Sindre: Hvis vi har lyst til å ha noe galla-lignende så blir det veldig dyrt.
    • Øyvind: Jeg skjønner meg ikke på hvordan dette skal gjøres, men syns det skal gjøres etterom det er omdistribuering av penger som går ut av medlemmene våre
    • Mathias: Oppdaltur er ikke lurt. Kjøre på noe ridder-greier
    • Benny: Kan vi få støtte fra IDI til den festen istedenfor støtten vi skulle få til julebord
    • Sindre: IDI ønsker ikke å gi så mye mer støtte til slike ting
    • Øyvind: Det er nødvendig å sette av i budsjettet
    • Øyvind: Søke Onlinefondet isteden?
    • Sindre: Skulle gjerne bare ha brukt pengene nå, men er så usikkert mtp korona.
    • Mathias: Ingen skjønner hva som snakkes om nå, så bankom snakker om dette på søndag og kommer med konkrete løsningsforslag som HS kan ta stilling til

  • Gå gjennom resultatene av seniorkomworkshop

    • Marius presenterer exceloversikt fra idémyldring
    • Lsningsforslag: Seniorkom velger ut en liste med prosjekter som de betrakter som aktuelle for HS å ta tak i. HS tar stilling til dette over jul.
      • Marius: Det kan fikses!

  • Skal HS arrangere noe julekos for onlinere?

    • Benedicte: Skal HS gjøre noe i eksamenstiden med motivasjon. Trikom skal prøve med eksamenskos, men kun hvis campus ikke stenger ned
    • Tidligere har det vært adventskalender og lignende
    • Korte videoer med HS
    • Insta-takeover

Gjøremål

  • [ ] Stensrud skal gå inn i referatet og fylle inn forklaringer under omfordeling av midler
  • [ ] Benedicte legger ut link til spørreundersøkelse på slack
  • [ ] Marius tar videre behandling av prosjekter fra workshop og kommer tilbake til HS med aktuelle saker.
  • [ ] Mathias teiper boden

Møtet hevet 14.13