**Livereferat finner du [her](https://docs.google.com/document/d/1RlT9Y-nIyIPeZ5x49nc7nGsaYgDIkQx_NJYui13by9M/edit?usp=sharing).** # Økonomi og vedtektskveld 2018 *Referenter: Taran og Peter* *Dagsorden: **[https://online.ntnu.no/wiki/online/okogved/dagsorden18*/](https://online.ntnu.no/wiki/online/okogved/dagsorden18/)* * *Sted: R9* *Tid: 18. februar kl 17:15* ### Velkomst med Didrik <3 Velkommen ### Regnskap v/Christoffer Lofsberg * Seniorkom: * Ingen store endringer * Gikk litt mer i minus enn de skulle * Mindre inntekter enn forventet * Med støtte fra IDI går de ca i null * Hovedstyret: * Uforutsette inntekter * Får noen 100 fra grasrotandelen * Teknologiporten gir oss 2000 fra Onlinere som går på bedpres. * Ridderne kjøpte buss på Online sin regning, tok lang tid å fakturere * Kompilering sprengt med ca 2000 blant annet pga boller til alle på post * Prosjekter-post, lite brukt i 2017 * 44000 budsjettert, 12000 brukt * Styrevors sprengt pga to busser. Litt uheldig. * Realfagskjelleren har fått 6500 ekstra til kasseapparat * Totalt: 40 000 mindre minus enn budsjettert * Arrkom: * Immball dyrere enn planlagt, vanskelig å budsjettere * 147000,- i utgifter * 125000,- i inntekter * Julebordet også litt over budsjett * 17. Mai-middag ble ikke betalt av arrkom * Åretur ble mye billigere enn forventet * 143000,- i minus, mindre enn forventet * Bankom: * Bankgebyr under budsjett * DNB tar cut for hver regning * Digitalt regnskap fører til mindre rekvisita * 27000,- i minus * Bedkom: * Bespisning: fått inn ca 70 000 mindre enn det som er betalt. Kommer inn neste år. * Flere bedpreser enn antatt * Karrieremuligheter * Mer inntekt enn forventet * Mindre overskudd enn forventet * Færre arrangementer pga UKA * Dotkom: * Uforutsette innskudd: oppgjør av feedMe: Dotkoms system for å bestille mat på arbeidskvelder * Det er nå avsluttet * Nibble-pcen røk - 4995 i utstyr. * Ekskom: * Har fått inn penger på våren, mye brukt på høsten * Ekskom har gått veldig mye i minus på papiret * Skal jevnes ut neste år - er et nullprosjekt * Fagkom: * Mindre inntekter enn forventet * Færre kurs enn forentet pga Uka, og et kurs ble gjort om til bedpres. * Viderefakturert brus, men fått igjen penger * Utgiftene ligger både hos fagkom og trikom * Andre prosjekt: Ny-i-Trondheim fikk pizza * Prokom: * Fått mindre Offlineinntekter * Grunnet Teknologicampen ble fakturert i 2018 * Årboka gikk i null * Gullblekka ble tatt seg av ved Abakus, endte i null for Online * Offline koster mindre, pga. nytt trykkeri * Ikke noe på teambuilding, pga manglende kvitteringsskjema * Merch ikke brukt, skulle være nullprosjekt. * Åre/Onlinegensere ble ikke brukt, gikk i null * ITEX: * Hotell og fly ble billigere enn antatt * Alle fikk ungdomsbillett * Litt komplisert å lage budsjett fordi vi budsjetterer høst/vår * Trikom: * 164000,- i minus, mye mer enn budsjettert * Dette pga. kopper som ikke er fakturert * Dette viderefaktureres * Salgsinntekter og salgsvarer matcher ikke fordi Nibble tar en liten andel, litt svinn, og kontanter er ikke medregnet. * Færre deltakere på kino i år * Bilkollektivet måttes kjøpes inn i, fører til mer i minus i regnskapet * Oppussing av kontor * Gikk 8000,- mer enn budsjettert i minus * Fant vannskader i kjøkkenkroken * Jubkom: * 1716 kr i kjøp av restlageret av jubileumsøl * Velkom: * Støtte til edruarrangementer * Fast sum per antall studenter * Sponsor ble økt, så fikk mer inntekter der * Ble brukt mer på rmbånd * Veldig mye forskjellig ble dog billigere eller ikke brukt. * Særlig arrangementer, siden utesteder ble brukt mye ### Budsjett v/Christoffer Lofsberg * Seniorkom: * Flytter fadderukene til velkom, da det er senkommere i velkom fra og med i år * 4000 til fadderukene * Betaler mindre for reboot pga. kjellerne som åpner * 10000 per semester til interessegrupper * Totalt minus 47000,- * Hovedstyret: * Meste som vanlig * Støtte fra IDI til band, dette føres inn på HS * Brukt 15000,- til band * Kompilering er økt til 9000, vurderer å øke med mer * Vil sponse pizza til de på post, siden det generelt er vanskelig å få folk til å stille opp. * Prosjekter er senket med 2000,- * Dette fordi seniorkom får ekstra støtte til interessegrupper * Litt høyere til konkurransepremier * Realfagskjelleren får penger, 3500,- i semesteret. * Budsjetteres med minus 88000,- * Arrkom: * Immball blir veldig dyrt * Derfor 20 000 i støtte fra IDI, 10 000 fra HS * Dette er et av de viktigste arrangementene vi har, så viktig at det blir billigere for Onlinere å dra. * Avlsutningsfest til tredjeklasse er satt i budsjettet * Immball øker i pris * Tilbake til BRunkulla, blir litt dyrere * Teambuilding og arrangementgodtgjørelse øker pga flere medlemmer i komiteen. * Budsjetterer med 183000 i minus * Bankom: * Regnskapsprogrammet har fast sum, 1410 i semesteret * Blir billigere med rekvisita pga. digitalt regnskap * Bedkom: * Pris på bedpres har økt * Bekledning flyttet fra vår til høst * Bedkom og fagkom har nå samme skjorter - > enklere å finne sin størrelse. * Dotkom: * Eksterne tjenester senket litt * Domenebudsjett økt litt * Utstyr på 5000,- * Uforutsette er høy fordi dyrt utstyr kan fort gå i stykker * Ekskom: * Nullbudsjettert * unntatt teambuilding * Dette ryker om ekskom blir tatt ut av Online * Ligger på minus 1800,- pga. teambuilding * Fagkom: * Gaver til kursholdere er økt * Samarbeider med abakus om gave til kursholdere på 500 kr per kurs. * Bekledning senket som med bedkom * 5000,- til Ny På Informatikk/Ny-i-Trondheim * Ekstra til andre prosjekter * 242500,- i pluss budsjettert * Prokom: * Ting er som normalt * Flere nullprosjekter som genser, merch og årbok * Adobelisenser * Dette er økt til 30000,- * Planen er å ha månedlige lisenser til 15 pers. * Tidligere piratkopiert * Disse vil ikke "arves" siden det er billigst det første året. * Plakater er et produkt vi selger til bedrifter, så viktig at dette drives lovlig. * Økt utstyr sånn at de kan kjøpe backdrop. * Minus 63000,- * ITEX: * 600,- i pluss, prøver å nullbudsjettere * Bedriftene betaler for fly og hotell * Trikom: * Mer reelt budsjett i år * Beregnet mer i minus på salgsinntekter/salgsvarer: 10 000,- * Redusert kaffespons, men koppene blir høyere * Støtte fra IDI pga. flytting av kontor * Kaffe og **te **er nå sponset av kaffesponsor * Diverse er gafler, kniver, tallerkner +++ * Kino og andre arrangementer er lagt inn * Lagt inn medlemskontigent i bilkollektivet * Pizza til alle sammen på genfors * Flytting av kontor blir lagt til. * Et ekstra bankkort til komiteen. * 130000,- i minus * Jubkom: * Null * Velkom: * Støtte fra IDI til masterfadderuker, 5000,- * Fast støtte fra IE * Ikke tenk på edrustøtte * Leie av lokaler er flyttet over til arrangementer * Dette for å kunne skape flere edruarrangementer * Ting er som før * 400,- i minus * Totalt * 84000,- i pluss * Spørsmål: * Vi kan ikke gi mer til arrkom uten å kutte en annen post. * Vi budsjetter ikke med sparing til ### Vedtektsforslag 1 v/Agnete Djupvik [https://online.ntnu.no/wiki/online/generalforsamlingen/genfors2018/vedtekstforslag/#wiki-toc-forslag-1-komiteledere-ut-av-hovedstyret-agnete-djupvik](https://online.ntnu.no/wiki/online/generalforsamlingen/genfors2018/vedtekstforslag/#wiki-toc-forslag-1-komiteledere-ut-av-hovedstyret-agnete-djupvik) Dette handler om å restrukturere Hovedstyret, og få komitélederne ut derfra. Dette er et samlet forslag med flere endringer i vedtektene. Skiller komitélederne fra Hovedstyret, ved å lage nye stillinger og ansvarsområder i HS Hovedstyret vil bestå av: * Leder * Nestleder * Økonomisansvarlig * Økonomiansvar for HS og Online, men ikke møteleder i bankom * Arrangementansvarlig * Knyttet til alle ting Online arrangerer * Passer på at alle har ressursene de trenger * At arrkom og trikom har tydelige skillelinjer * Være med på bookingrunden for å koordinere arrangementer * Talerør for arrangerende komiteer * Teknisk ansvarlig * Skal ha ansvar for at prokom og dotkom har det komiteene trenger for å fungere * Er et kontaktledd mellom komiteene og HS * Har ansvar for * Mailinglistene * Tekniske forespørsler som HS mottar * Internansvarlig * Har ansvar for den helhetlige tilliten innad i HS * Er en kontaktperson * Ansvar for opptak * Ansvar for kommunikasjon til andre komiteer i Online * Leder komitélederkollegiet #### Komitélederkollegiet: * Består av lederne av alle komiteene * Inspirert av Samfundet * Vil ligne på punktet "interkom" som vi har på HS-møter i dag. * Ingen reell makt, men mer et rådførende organ * Nodekomitéledere kan gjerne være med når det er aktuelt. * HS bør ha møterett * Trengs ikke vedtektfestes #### Bakgrunn: * Mange vil gjerne være bare komitéleder, og er ikke like interessert i styresaker, mens andre vil gjerne legge føringer for linjeforeningen som organisasjon. * Dette gjør oss mer skalerbare, slik at vi kan få flere komiteer. * Bedre størrelse på styret. (Flere kokker mere søl og sånn) * Dette kan gjøre at vi får mer kontinuitet ved at man ikke blir utslitt av vervet sitt. * Selvom det blir færre styremedlemmer får vi mye mer ressurser til å håndtere styresaker. Per nå faller det meste til leder og nestleder * Organisasjonen kan bli mer smidig, bedre kommunikasjon innad. Bedre kapasitet blant personer med forskjellige ansvarsområder. * Online vokser, så det er naturlig at vi gjør endringer for å adressere kapasitetproblemer #### Valg av komitéledere: * Komitéledere vil ikke lenger ha noe makt i styret. * Velges internt i komiteene, og blir presentert på genfors for godkjenning. * Ved underkjenning vil det avholdes valg under genfors. #### Diskusjon om funksjon av nye Hovedstyret: * Vag ansvarsfordelig blant medlemmene? * Dette kan være opp til retningslinjer internt, er ikke en vedtektsak. * Rolleansvaret i HS vil bare være ekstra i tillegg til resten av styrevervet * Hva er viktigst, rolleansvaret eller generelt HS-arbeid? * Begge skal gjøres, hovedansvaret er viktigst men dette er ikke fulltidsarbeid * Alt dette kunne vært fordelt internt, men det er viktig med transparens. Derfor vi har offisielle stillinger i Hovedstyret * Vi trenger mer kapasitet i styret * Styret har problemer med å knytte bånd med onlinere og nye spesielt, vil dette før til ekstra skille mellom HS og det sosiale? * Det er ikke så stort skille * Nå får Hovedstyremedlemmer tid til å delta på arrangementer! * Dette er veldig likt KSG på Samfundet, og det fungerer bra. * Styret er ikke "over" resten, men heller en ekstra komité mellom alle undergrupperingene. * Kommunikasjonsansvarlig? * Testperioden viste at dette ansvarsområdet var for tynt * Dette kan heller gå over til å bli som en eksponeringsgruppe * Hvordan blir det bedre å gjennomføre dette med tanke på arbeidsmengde i HS? * Flere personer er ikke alltid bra, det blir kaos og vanskelig å håndtere * Foreslår å endre Arrangementansvarlig til Online-koordinator * Passer bedre * Intensjonen er den samme * Skal bli lettere å opprette nye komiteer * Muligheten er åpen for å være i både Hovedstyret og Komitélederkollegiet * Urolig for Arrangementansvarlig, har vedkommende ansvar for arrangementene? * Nei * Dette er fremdeles bedkom og fagkom som arrangerer, arrangementansvarlig vil kun koordinere * Dette er kanskje litt utydelig * Dette handler om retningslinjer, ikke vedtekter * Man bør ikke legge unødvendige restriksjoner gjennom vedtektene * Vi har tidligere hatt som mål å ta bort spesifikke arbeidsoppgaver fra retningslinjene * Online per i dag styres av retningslinjene, de kan finnes på OW :D * [https://online.ntnu.no/wiki/online/info/innsikt-og-interface/retningslinjer/](https://online.ntnu.no/wiki/online/info/innsikt-og-interface/retningslinjer/) * Er dette rette tiden å gjennomføre endringene? Det er mange endringer nå i forbindelse med bl. a. samlokaliseringen. * Det er nå vi trenger endringene * Hadde 6 personer kunnet jobbe med spesielle saker (samlokalisering), ville dette gjort mye for effektiviteten vår. Nå er det to personer som jobber livet av seg med dette. * Dette har blitt jobbet på av mange med god kompetanse * Prøveperioder er mer eller mindre umulig å gjennomføre, fordi vi ikke kan fortsette som vanlig i Brønnøysundregisteret * Alle kan stille til Hovedstyret * Også nåværende ledere ### Vedtektsforslag 2 v/Hovedstyret Hensikt: Eksursjonskomiteen skal ut av Online. Dette fordi regnskapet gir oss en økt omsetning på 1,5 millioner i året. Dette kan føre til behov for revisor i Online. Det blir ingen endring i hvordan ekskom fungerer, annet enn at pengene ikke ligger i Online. Dette vil gjøre ekskom mer mer frie til å gjøre det de vil. #### Diskusjon angående å gjøre ekskom selvstendig * Eksempler på det ekskom kan gjøre som egen organisasjon? * Dyre ting som ville påvirket regnskapet til Online i for stor grad. * Hva er galt med revisor? * Det er dyrt. * De pirker masse. * Ikke ønskelig. * Opprinnelig ville vi at komiteene var i Online fordi vi ville ha sikkerhet for at alt blir gjennomført hvert år * Nå skal vi ha en avtale * Omsetningen blir veldig kunstig gjennom ekskom * Siden pengene som brukes til reisen først blir betalt inn av deltakerne, så blir overskuddet betalt tilbake etter reisen. * Skal vi ha vedtekter og genfors for ekskom? * Dette blir som før, men de har egne generalforsamlinger * Bruker vi årets budsjett om dette går igjennom? * Nei * De får støtte av Online * Ved å signere en intensjonsavtale. * Teambuilding osv. * Fagkunnskap og bedriftkontakt. * Ting endrer seg lite ### Vedtektsforslag 3 v/Christoffer Lofsberg (fondet) Hensikt: Liten feil i vedtektene angående Fondstyret. Per nå kan ikke avtroppende medlemmer i Hovedstyret stille til valg, siden de ikke trer av før endt generalforsamling. Dette skal endres slik at avtroppende medlemmer også skal kunne stille #### Diskusjon angående forslaget * Semantikk angående grammatikken i forslaget * Løser seg ### Vedtektsforslag 4 v/Christoffer Lofsberg (fondet) Hensikt: Om Vedtektsforslag 2 går igjennom, skal komitéledere kunne stille til Hovedstyret. Tilsvarende slik vi har det nå med at Hovedstyret kan stille. #### Diskusjon: ### Vedtektsforslag 5 v/Christoffer Lofsberg (fondet) Hensikt: Om Vedtektsforslag 2 går igjennom, skal ikke sittende kjernekomitéledere kunne stille til Fondstyret. #### Diskusjon: ### Vedtektsforslag 6 v/Christoffer Lofsberg (fondet) Hensikt: Fiks feil i vedtektene #### Diskusjon: ### Vedtektsforslag 7 v/Christoffer Lofsberg Hensikt: Passe på at Hovedstyremedlemmer ikke kan erstatte økonomiansvarlig om vedkommende faller fra vervet sitt. Dette fordi stillingen er svært viktig i Online. #### Diskusjon: Ikke noe problem ### Vedtektsforslag 8 v/Johannes Kvamme Hensikt: Rette opp i motsigelse i vedtektene for fondet og for Online. Om Online oppløses, løses også fondet opp, og pengene fryses i 3 år, før de tilfaller Online, som ikke lenger eksisterer. (wtf) #### Diskusjon: ### Vedtektsforslag 9 v/Johannes Kvamme Hensikt: Hva skjer om Fondet legges ned etter Online linjeforening (f.eks. dette glemmes)? Endre på dette #### Diskusjon: * Semantikken bak formuleringene fra før og ny formulering ### Saksforslag 1 v/Hovedstyret Hensikt: Nye medlemmer skal få en egen pin, men de som kompileres får en egen dalje. Dette koster litt, men gir bedre tilhørighet i Online for de som ikke kompilerer seg, eller ikke er i komité. Også mindre sjalusi for komitémedlemmer som til vanlig er de eneste med dalje(r). #### Diskusjon: * Alle som er Onlinere burde ha noe fysisk som symbol på å være onliner. * Vi håper også flere vil ta kompileringen. * Deles det ut i starten av fadderukene? * Ja, i et brev som forklarer hva pinen representerer. * Ikke i goodiebags, men mer seremonielt. * Brevet kan gi oss en mulighet til å fortelle hva Online er fra første møte. Dette kan man lese om når man kommer hjem etter mange infomøter. ### Saksforslag 2 v/Hovedstyret Hensikt: Dalje til alle i nodekomiteer. Denne er felles, ikke én hver for alle nodekomiteene #### Diskusjon: * Bør vi ha én dalje for hver komité? De gjør en stor jobb i sitt verv. F.eks bankom får ekstra dalje. * De som sitter i kjernekomité i mange år kan få kun én dalje, mens noen med et par få verv kan få masse daljer * Er det noe problem? Ikke nødvendigvis * Det er større jobb å sitte i kjernekomité enn nodekomité * Blir mye penger * Blir jobb for de som skal designe daljene ### Saksforslag 3 v/Hovedstyret Hensikt: Hovedstyret vil ha åpent julebord for alle fordi dette skaper bedre samhold mellom alle i Online, ikke bare komitémedlemmer. Vi kan skape en vårfest for komitémedlemmer for å bevare tradisjonene vi har hatt fra før. #### Diskusjon: * Det er kjip tå høre medlemmer som ikke er i komité gleder seg til julebord før de oppdager at det kun er for komiteer. * Vil ikke det samme problemet oppstå med en tradisjonsrik vårfest? * Det er større tradisjoner generelt rundt julebord, enn det er for vårfester * Julebord er innlemmet norsk kultur * Vi har merket interesse for (gratis) julebord også blant ikke-komitémedlemmer * Kan bli veldig kostbart å ha separat julebord + vårfest * IDI har satt av masse penger for studenter - de vil nok være med å sponse et åpent julebord. * Mange arrangementer må flyttes, dette kan bli et problem for arrkom * Kan slåes sammen med reboot * Tror arrkom klarer å mekke ### Saksforslag 4 v/Hovedstyret Hensikt: Onlinere kan søke om penger til pizza om de skal jobbe med med Online-relatert arbeid (workshops, hackaton). Ønsker å ha 10000 i semesteret som kan søkes til Onlinerelatert arbeid, også til ikke-komitémedlemmer. #### Diskusjon: * Finne mer effektive måter å sette pris på arbeidet som folk legger i Online * Er veldig givende og motiverende for de som jobber * Forslaget er positivt mottatt. ### Saksforslag 5 v/Hovedstyret Hensikt: Sette over 250000,- til Onlines Fond. Dette skal fremmes en gang i året. Vi gjør det fordi vi har råd. ### Saksforslag 6 v/Agnete Djupvik Hensikt: Følger vedtekstsforslag 1, slik at Hovedstyret velges før komitéledere (kun dette året) ### Noe Aslak fant i vedtektene: Casual Gaming, Realfagskjelleren og Redaksjonen står oppført som nodekomiteer. Ser på det senere. ### Møtekritikk Didrik har vært en veldig fin dass. Alle sammen har vært flinke til å diskutere Det er veldig få ikke-komitémedlemmer her. Takk for oppmøte!