Møtetidspunkt: 10.15
Sted: R51
Servering og referering:
1. ref: Ingeborg
2. ref: Johannes
Servering: Ingeborg
Straff:
- Ingeborg: Mangler servering.
- Njål: Ikke sendt status.
Tilstede:
- Johannes, Ida, Magnus, Caro, Sondre, Brinje, Frida og Ingeborg.
Mangler:
- Johanna og Njål.
Innsjekk
[Hvordan har dere det?]
011 Godkjenning av innkalling, servering og referat fra forrige uke
[Kom innkallingen tidsnok? Er serveringen her, og er den godkjent? Er referatet fra forrige uke godkjent?]
- servering: underkjent
- innkalling: godkjent
- referat: godkjent
012 TODO´s fra forrige møte
-
x Magnus og Johannes: begynne å se på løsning for bedre arrangementskalender
-
x Ida ser på endringsmuligheter for intensjonsavtale
-
x Caro og Ida sender mail til backlog om arbeidsgruppe
-
x Caro lager tråd på slack for veldedighetsfesten
-
x Magnus og Frida fikser premie til genfors meme og trivselsundersøkelse
-
x Magnus tar opp dårlig oppførsel på arr i bedkom.
-
x Alle arrangerende komiteer tar videre prikkeregler til sine komiteer.
-
[] Caro og Ida fikse referatet fra genfors.
-
x Alle nye må sende personnummer til Anders så han kan registrere i Brønnøysund
013 Status for komiteene (20 min)
[Her er det kun meningen at det skal være status for komiteene. Det er lov å stille oppklarende spørsmål, men andre spørsmål som kan lede til diskusjoner kan dere skrive ned og ta på eventuelt.]
Arrkom:
- Rockheim har charget oss mer for maskerade. Trodde det først var pga feil kontrakt, men vi hadde signert riktig. Prøvde å klage pga det sto ikke i kontrakten, men sto at det kunne komme prisøkning, så vi må betale.
- Silent disco nå på fredag 17.mars. Bra påmelding, åpnet for 10 plasser til.
- Veldedighetsfest har blitt flyttet til 22.april. Fant ut at det er bedre å prioritere det i stedet for å bare klemme det inn.
- skjer mye annet, så vi tror flere kommer, og muligens flere bedrifter slenger seg på premier.
- Prikkregler ift dårlig oppførsel, sende mail fra hs virker mer seriøst enn fra arrkom
Bedkom:
- Bra påmelding til Bekk, veldig fint.
- KID arrangement i dag.
- Møte med Abkaus om booking forrige uke.
- Bestemt å bestille flere kopper til kaffe, flerbrukskopper. Planlegger å bestille x antall hvert år til førsteklassinger
- Instagrammen er oppe og går, startet med en konkurranse.
- Har en case med alle mailer fra bedkom ang tilbakemelding. Tror det handler om at folk er registrert med stud mail. Ingen av de har mottatt den. Ble derfor mange prikker, så det må vi se nærmere på. Snakker med orakeltjenesten.
- Tok opp prikkeregler og det var enighet om forskjellig varighet på prikkene.
- Sender mail til de som ikke får de, med link til feedbackskjema på OW.
Dotkom:
ikke til stede
- Koser seg så mye på blåtur at de glemmer å sende status.
Fagkom:
- Temakveld forrige torsdag, 70/70 påmeldte - nice!
- Booking i gang, møte med abakus og bedkom
- Har snakket om enten bedpres eller kurs sammen.
- Hadde bookingrunde på fredag med bedkom. Langt møte.
Prokom:
- Ble en billig utgave av offline pga sidetall.
- Budsjettposten på offline er stor som betyr at det kanskje blir en ekstrautgave.
- Bedkom har fått ok til å bleste ny konto på gamle.
- Laget video som strech-goal til veldedighetsfesten.
Trikom:
- Hadde beeriokart på fredag. Dobbelt så mange påmeldte som sist. Populært, så det er bra.
- Angående kopper og greia der er at mange har spurt om å oppbevare kopper i boden. Men tenker at koppene er greit siden det er ikke til bedkom, men til hele online.
- Driver og ser på 17.mai lokale, trodde vi var tidlig ute, men vanskeligere enn vi trodde. Ønsker så mange plasser som mulig.
- Har diskutert en skikkelig kontorvask og rydde i skapene ved kaffen.
Økonomiansvarlig:
- Har betalt pizza for genfors og startet overgangen til Notion wiki.
- Tenker å ta opp fondets vedtektsendring på neste møtet (Mail fra giil, både hs og bankom må godkjenne) så fint om alle leser kjapt gjennom mailen til neste gang.
- Har også tenkt å holde et lite økonomi kurs på neste møte for at hs får litt mer innsikt i hva som blir gjort i bankom.
- Online potten: godkjent 1 søknad fra Johannes (bedkom/fagkom booking workshop) på 400kr
Nestleder:
[Status fra Backlog, OIL, Appkom, nodékomiteer, FeminIT, Debug, Output og RFK]
Velkom:
- Har laget en grov plan for opplegget.
- Godt i gang med design av t-skjorter.
- Startet kontakt med lokaler.
Ekskom
- Heri droppa ut som faglig ekskursjonsansvarlig. Har fått en ny. Kom veldig brått på. De faglige ekskursjonslederene har generelt vært ubrukelige. Har gitt tilbakemelding til fakultetet om dette.
- Sendt inn endelig søknad til IE ang støtte til ekskursjonen.
- Infomøte med deltakerene på torsdag.
- Hadde sosial med hybel til hybel. Brukte team building støtten, satt det på faktura.
FeminIT
- Må velge ny SoMe ansvarlig
- Feiret kvinnedagen med kake og kahoot på kontroet.
- Cageball med OIL, tror det gikk fint! FeminIT hadde egen bane.
- Gikk gjennom spørreundersøkelsen, veldig ulike svar. Litt vanskelig å vite hva vi skal gjøre annerledes. Tar det uansett med oss til planleggingen av høstarrangement.
Backlog:
- Gjennomførte vellykket kurs med Støttehjulet.
- Går gjennom retningslinjene våre så kommer nok en mail om godkjenning av nye retningslinjer etterhvert.
- Prosjektet om maraton har endret seg fra å løpe maraton til å ha en løpeuke i samarbeid med mange av de andre komiteene.
- Ellers fortsetter vi å jobbe med div arrangementer (hundekos i eksamensperioden, rydding av boden, komitekickoff, interessedag for revyen, kollokvieorganisering).
Leder:
- Har svart på mail.
- Har organisert møte med backlog om arbeidsgruppe for organisasjonstruktur i Online
Skal på linjeledermøte i kveld.
- Også mange andre småting.
014 Interkom (10 min)
[Her skal saker som angår tre eller flere komiteer]
- Ang bookingrunde, hvordan funker det? Liksom hvem skal vi invitere.
- Oil, feminit, trikom osv har pleid å ha et lite møte om datoene utenom bedarr, etter at datoer er satt
- Det ble ikke gjort i høst, planen var at det skulle skje denne våren.
- Har dere satt datoer nå i høst?
- Ja noen tentativt, så kan sende det videre så kan dere se på det.
- I: Synes det lurt å prøve å følge den planen, at de tre største arrangerende komiteer har et møte også kan de mindre arrangerende ta et møte etter det.
015 Workshop om UKEtoget (5 min)
[Vi har fått denne mailen om invitasjon til å delta på workshop om UKEtoget:
Hei!
Det tradisjonelle UKEtoget går igjen av stabelen 7. oktober, og vi ønsker å invitere dere til å være med på studentenes 17. mai!
I forbindelse med dette arrangerer vi workshop 23. mars for alle linjeforeningsstyrene som ønsker å delta!
Er det noen som ønsker å dra?]
- I: Vet ikke helt om engasjement er der for å gjøre noe stort ut av det. Men vi kunne absolutt møtt opp med flagget vårt og deltatt.
-
S: Hvordan er det med workshop? er det noe man MÅ delta på, og hva gjør man?
- Tror vi kan delta uten å delta på workshop. Jeg var faktisk med for t år siden, da var det Thea nestleder som hadde ansvar for det. hadde et vors på kontoret så drakk vi champagne for liksom chapagne frokost. Hadde fått en plass i toget og hadde med banner, øl og det står masse små barn og eldre folk der. Var liksom 17.mai tog. Var veldig gøy!
- S: Hvor mange var dere?
- Sånn 20 stykk.
-
Står veldig lite om hva workshoppen går ut på.
- Ida sender en mail og spør om hva den går ut på.
- Syns det virker gøy, og kan være med og arrangere!
- Gøy for de nye som kommer til høsten
- Ida sender mail og sjekker opp workshoppen.
[Den kommende uka er det en Psykt vanlig uke. Vi har fått tilsendt promteringspakke på mail, er det noen som kunne tenke seg å ta ansvar for å bleste på instagram den kommende uka? <3]
-
Tidligere var Caro og Maiken some-ansvarlig, har egt ingen nå. Er det noen som melder seg?
- Frida melder seg!!
- Jubel i salen.
-
S: hva går promopakken ut på?
- Kun promotering av deres arrangement og psykt vanlig uka. Er et tema hver dag så legger ut bilde hver dag på story, så veldig lowkey.
017 Ønsker du å prøve deg som natteravn? (5 min)
[I forbindelse med Psykt vanlig uke har EPVU og kirkens bymisjon et samarbeid der de ønsker frivillige fra linjeforeninger,til å søke som natteravner. Det gjelder fre.17 og lør.18 mars]
018 Invitasjon til workshop (med lunsj) med NTNU Alumni (5 min)
(NTNU Alumni ønsker å invitere linjeforeningene til dialog om hva NTNUs alumnitjeneste skal være i fremtiden, særlig for dere som fortsatt er studenter. I workshopen vil vi gå gjennom noen øvelser for å kartlegge behov og verdi av ulike grupper alumner og studenter, og ikke minst hvor det finnes felles interesser for samarbeid mellom NTNU Alumni sentralt og linjeforeningene. Vi ønsker i utgangspunktet én representant fra hver linjeforening, gjerne noen fra ledelse, bedriftskontakt eller PR/kommunikasjon. Er det noen som ønsker å delta?]
019 Eventuelt
[Saker som har oppstått i løpet av møtet eller kort tid før møtet]
[Sak 1] Overgang til Notion
[Sak 2] Instagram ansvarsområde
- I: I perioder så får vi litt meldinger på Online sin insta. Er fint om noen har hovedansvar for innboksen der og passe på at de blir svart på.
- Frida tar ansvar for det sammen med some.
[Sak 3] Trivselsundersøkelsen
- I: Kommet en del svar, oppe i 160 nå. Så kanskje greit om folk går inn og ser på svarene til neste gang. Tenkte å trekke to vinnere nå på onsdag.
- I: Tenker at vi bare ser gjennom og de tingene som vi legger merke til.
- S: Var det noe som gikk igjen?
- Eneste var at det var mange som hadde studert før. Fikk tilbakemelding fra Kristin at den burde være på engelsk.
[Sak 4] Skjorter til bedkom og fagkom
- I: Vi har bare XL igjen. Er det mulighet for å bestille noen flere?
- Jeg kan undersøke.
- I: Tenker at man burde samle inn skjortene til de som har gått ut uansett. Ingen vits for dem å beholde de.
[Sak 5] Mer blest rundt offline
- Kalenderarrg for slipp av offline?
- gøy om mange vet at det blir slipp, gjøre mye ut av det
- Litt i mot d, men kan høre på stemningen
- I: stiller meg positivt til det
- Det backes, det fører til at fler vet at det "slippes", og flere leser avisa.
- I: Kalender på OW; Flere arrangement på en dag kan gjøre den lite oversiktlig og gjør at man ikke ser kveldsarrangement
- I: Lista med arrangementer har blitt bedre.
- Kveldsarrangment forsvinner, så da kan man heller bleste på slack osv kvelden før. Eller så kan dotkom gjøre kalenderen bedre.
- I: Før så var kalenderen stor nok til å se flere arr på samme dag, så muligens lett for dotkom å fikse opp i det igjen.
- I: Da kommer det når dere minst venter det! Dette blir bra. Får se om det blir problemer med morgen/kveldsarrangement som kræsjer i kalender-UI.
[Sak 6] Intensjonavtalen med Ekskom og tech talks
- I: Veldig rotete. Mitt ønske er at bedkom og fagkom tar det på sine møter og blir enige innad i komiteene hva de faktisk skal bidra med. Slik at man skjønner hva som skal gjøres. For fagkom kan jo egentlig ta alt.
- I: Hvordan gjør man det egentlig? For vi booker de, ringer de, avtaler kurs også holder man kontakten med en person på mail nærmere datoen. For dere i bedkom har litt mer kontinuerlig kontakt?
- I: Ja vi har snakket litt om det. For vi kan godt ta den første kontakten også sende det videre til fagkom.
- I: det tror jeg hadde hjulpet mye av den prosessen, for nå i år ble det jo mye rot. Fagkom må jo være interessert i å gjøre det, for jeg vil ikke gå til fagkom å tvinge de til å gjøre det hvis de ikke vil.
- I: Føler det er viktig å delegere og dele det opp, slik at man slipper å bli skuffet.
- I: Vi ønsker ikke å være med på ukentlig techtalksmøter. Vi booker bedrifter og Fagkom har ansvar for selve arrangementene.
- I: Fagkom er interessert, men folk vet ikke helt hva man skal gjøre. Vi må lære av det som skjedde i år og ta med oss erfaringene til neste år.
-
K: Fagkom tar det opp internt, for å få ned retningslinjer.
-
I: Var det jeg ville med denne saken. At fagkom og bedkom tar det opp internt og bir enige om hva de vil bidra med. Så blir det en helt annen måte å jobbe på neste år når vi har faktiske punkter og ting å forholde oss til.
- S: Skal vi ta det opp og holde kontakten, eller skal vi bare komme med interne retnignslinjer?
- I: I kontrakten nå står det veldig lite. Så hvis dere nå kunne kommet med punkter og ting dere vil bidra med. Så vi har det skriftlig til neste år. Kom med forslag til hva "Deres rolle i techtalks".
[Sak 7] Arr planlegging
- I: har laget et utkast, så dere må gjerne se på det. Fint med tilbakemelding. Legger det ut på slack.
[Sak 8] Postboks på kontoret
-
S: Skulle ikke du ha en postboks på kontoret, hva skjer der?
- Jo, men vet ikke helt hvordan jeg skal lage den så stoppet litt opp.
-
I: Har muligens en postboks i kjelleren kan ta den med også kan du male den.
[Sak 9] Styre post på insta
TODO´s
[Skriv opp todos som har oppstått i løpet av møtet her. Fint om man rekker å ta en gjennomgang av todo´s når møtet er ferdig]
- [ ] Ida sender mail angående workshop UKA.
- [ ] Frida legger ut angående psykt vanlig uke på instagram.
- [ ] Alle ser på svarene til trivselsundersøkelsen.
- [ ] Fagkom og bedkom tar opp tech talks internt i komiteene.
- [ ] Brinje tar med postkasse!
Diggepunkt
[Alle må digge noe]
- Sondre gleder seg til å levere varene til toalettet etter møtet.
Møteevaluering
[Ris/ros til hvordan møtet har gått]
- I: Roast av meg selv. Mange eventuelt saker som heller kunne vært sendt inn som sak, gjaldt blant annet meg.
- I: Lese opp neste ukes referenter for neste uke, påminnelse for både baking og referent-mental-forberedelse.
