Stormøte 15.11.2023
Møtetidspunkt: 14:15 - 16:00
Sted: Sentralbygg 1 265
Referering:
- ref Frederik
- ref Brage
Servering: Ida og Caro
Tilstede: Torunn, Wiliam, August, Ingrid, Mads, Mats, Sara, Brage, Frederik, Markus, Erik, Brinje, Hanna, Johanna, Milla, Ida, Carolina
Ikke tilstede: Erik David
Straffer:
Caro og Ida - Underkjent møteagenda
Erik David - ikke møte opp🤔
Innsjekk
[hvordan har du det?]
Velkommen
001 - Godkjenning av innkalling, servering og referat
- Innkalling godkjent, ikke møteagenda
- Servering, forsåvidt greit
- Hjemmelaget?
- Er så mange her så dgb
- Referat godkjent
002 - Statusrunde (20 min)
Appkom:
- Omtrent ferdig med nettside for fondet
- Siste brushups i dag, venter på å kunne vise hvordan det går med fondet på siden
- Skal ta over Autobank i en prøveperiode
- Online-Appen har faktisk framgang for første gangen på ett år, wihooo!
- Skal jobbe litt med dotkom for å få den ut asap
Arrkom:
- Har hatt mindre arrangementer pga Uka, så mer lavterskel
- Pirbadet, Quiz med bra påmelding, Julebord
- Har vært en del med Åre, ikke helt klart der enda men det er noe vi skal ta etterhvert
- Ting er på stell
Backlog:
- Har samarbeidet mye med Abakus backup, har egen slack med de nå, funker bra
- Kaller seg for prosjektbasert komité
- Delt opp i tre kategorier
- Kompetanseoppbygging
- Organisasjonsstruktur
- Drift
- Skal ikke være med i hovedopptaket lenger. Styret skal få mer info om dette..
- Skal ha suppleringsopptak i februar
- Tentativt fast opptak på backlog etter genfors på våren
- Startet opp podcast igjen med Markus som ny prosjektleder
- Hanna er ny leder i orgstrukturgruppa.
Bankom:
- Åpent budsjettmøte forrige uke
- Budsjett for 2024 har blitt godkjent
- Ikke ferdig helt enda, revidering frem mot jul/nyttår, slik at alt som har skjedd dette halvåret skal bli ført med.
Bedkom:
- Jobber med HSA
- Jobber med å skaffe ny kaffesponsor
- Booker bedrifter sammen med Fagkom til både vanlige arrangement neste semester og såvidt TechTalks.
- Smått begynt å sett på ITEX, satt datoer
- Endringer av retningslinjer og sånne småting.
Debug:
- Hatt workshop og jobbet på interne retningslinjer
- Bl.a litt mer prosedyrer, og hva som skal være konfidensielt
- Kommet frem til hvem som har tilgang på ting som blir sletta
- Prøvd å pushe på med nominasjonsskjema
- Rekruttering som kommer fra alle Onlinere
- Ta i bruk dette nå for å se hvem som burde bli tatt opp.
Dotkom:
- Nye OW er godt på vei.
- Demo i løpet av neste år.
- Nytt vinstraff-system kommer nå så fort som mulig
- Jobbet med bedkom for ny look for interesseskjema
- Flytte Grades fra IT-bygget
Ekskom:
- Dugnad med NTNU i morgen og i overimorgen
- En gjeng som ser på faglig opplegg
- En gjeng som ser på kulturelt opplegg
- En gjeng som ser på TechTalks
- Ting går på skinner
Fagkom:
- Ferdige med alle vanlige bedriftskurs for semesteret
- En del eksamenskurs igjen, f.eks. ITGK og Algdat, og Datdig
- Driver med booking til vanlige kurs
FeminIT
- Har hatt masse lavterskel arrangementer gjennom semesteret som har gått kjempebra
- Førsteklasse veldig flinke til å melde seg på, godt å se.
- Veldig bra arrangement i samarbeid med Bedkom og Bekk.
- Fokus på å inspirere jenter til å fullføre informatikk-utdannelser
- Skal ha eksamenslesning to ganger
Fondet
- Snart ferdig å investere i fond
- Må finne litt ut av hva vi skal gjøre videre
- Fondnettsiden er på vei
Online IL:
- Fortsetter å arrangere ting
- Ganske fulle påmeldinger, veldig bra
- Skal arrangere padel denne helgen
- Fått fin plakat fra prokom
- Skal ha buldring neste uke
- Prøver å være flinkere på å ha arrangementer gjennom eksamensløpet
- Planlegger arrangementer neste semester
- Prøver å ha litt kule/store arrangementer
- Prøver å samarbeide litt med Arrkom
Prokom:
- Har fått tiktok som gjør det veldig bra.
- 20k views på den største videoen
- Kraftig markedsføringsverdig
- Creative Cloud lisens slik vi også kan fokusere på video fremover
Trikom:
- Har hatt lavterskelarrangementer.
- Første gang med arrangement for kun førteklassinger
- Intro til kontoret, veldig bra
- Skal ha juleverksted og eksamensboost videre
Økonomiansvarlig:
- Litt det samme som bankkom
- Litt budsjett og rutinearbeid
Nestleder:
- Mye rutinearbeid
- Lagde nyhetsbrev
- Er kommunikasjonsansvarlig, styrer litt med det
Leder:
- Mye mail å svare på.
- Vært på FIF i helgen, Forente IT-foreninger
- En samling av ulike IT-foreninger i Norge som samles for å diskutere
- Påvirkningskraft på bedriftene
- Samarbeid med Bedkom på HSA
- Såvidt startet å se på opptak på våren av Velkom og suppleringsopptak
- Hvis det er noen andre komiteer som skal ha suppleringsopptak på våren, gjerne si ifra til oss så vi slipper fjorårets situasjon med mange ulike opptak.
003 - Kommunikasjon mellom komiteer (10 min)
Bakgrunn:
004 - Frister til å sende inn saker og kalle inn (10 min)
Bakgrunn:
005 - Planlegging av arrangementer (10 min)
- Viktig for HSP at noen datoer er hellige, ellers kan dette gi negativt utfall for oss på et senere tidspunkt.
- Vet Arrkom har hatt sitt møte for våren
- Vet at Bedkom og Fagkom holder på med det nå
- K: Prokom er ikke arrangerende komitee, men vi lager mye ting til arrangerende komiteer. Skjer ofte at bestillinger kommer litt sent. Skulle gjerne vært litt mer med i prosessen så man kan få planlagt dette litt bedre.
- I: Bedkom og fagkom har de fleste tirsdager og torsdager iløpet av semesteret, og det gjør det vanskelig for arrkom å finne dager til større arrangementer.
- Viktig at arrkom blir inkludert i planleggingsfasen.
- Hadde foretrukket om dagene ble litt bedre fordelt.
- I: Bedkom føler at når det legges opp på Tirsdager og Torsdager så gis det litt mer forutsigbarhet. I Abakus har bedkom og fagkom mandag, onsdag og torsdag. Skjønner at dette er kjedelig, men forutsigbarheten er viktig så man kan få planlagt tidlig. Gjør det enklere for bookingrunden å sette det opp slik. Har heller ikke fått noen konkrete tilbakemeldinger om at dette har vært et problem tidligere.
- Hvis vi ikke får nok påmeldinger må vi senke vederlag (pris for arrangementer). Viktig å forhindre dette ved å gjøre booking og noen av dagene "hellige"
- K: Arrkom er absolutt enige i det bedkom sier, men vi har feks i fjor fått tilbakemeldinger om at det har vært kjedelig med bare lørdagsarrangementer.
- Neste semester kommer vi til å ha silent disco en dag etter en bedpress, og det vil mest sannsynlig påvirke påmeldingen.
- Hvis dere kunne hatt mandag og onsdag, så kunne vi hatt fredag, så hadde det kanskje passet bedre for alle.
- Ønsker litt bedre dialog der så hadde det vært fint
- Sp: Så mange på påmeldingen på quiz, hadde det vært mulig å ha både quiz og bedpres samme dag.
- Det hadde vært dårlig stemning.
- Går imot våre kontrakter, ikke mulig.
- Det er også nedgangstider, så hver gang en bedrift ikke føler de får så mye ut av arrangementet vil dette kunne føre til at de kanskje ikke ønsker arrangement de neste semesterene.
- Blir veldig lite populært om budsjettet går nedover, og det vil da også gå utover arrkom. Derfor er det veldig viktig at bedriftsarrangementer har høy prioritet i kalenderen.
- Selvom påmeldingen ser full ut kan bedriften fortsatt være lite fornøyd med f.eks. andelen førsteklassinger som har meldt seg på etter den utsatte fristen osv.
- Arrkom ønsker ikke å endre masse på hvordan dagene fungerer for fagkom og bedkom, men hvis vi f.eks. en uke i ny og ne kunne ha arrangert på en fredag, så hadde det gjort veldig mye for arrkom.
- Det å få til et bedre møte med alle arrangerende komiteer tror vi er lurt.
- I: OIL hadde også fått mye verdi ut av et sånt møte/planlegging. Pleier å ta "hulrommene" i kalenderen
- Har følt at vi har hatt ganske små arrangementer
- Ønsker større samarbeid på tvers av komiteer.
- Har hatt løpeuka sammen med trikom og backlog, men følte at det blir litt krunglete.
- Har hatt litt kræsj med andre arrangementer tidligere.
- Føler at vi også kunne hatt nytte av å være med på et møte om fordelingen av dagene.
- OIL ønsker ikke tråkke på noen, føler de har vært litt bakpå.
- Sp: Er det for sent å ha et sånn planleggingsmøte nå?
- Ikke i det hele tatt for OIL
- I: Kunne det kanskje vært lurt om bedkom og fagkom vanligvis tok tirsdag og torsdag, også en gang i blant ha mandag og onsdag sånn at det åpner opp for andre?
- I: Synes det var veldig fint med det møte vi hadde i vår. Da hadde arrkom lagt frem kategorier som "her kan dere ha" og "her kan dere ha, men prøv å unngå".
- Arrkom, OIL, Trikom, FeminIT skal også ha plass i kalenderen.
- Hadde vært produktivt å ha arrangementsmøte.
- K: Tror hovedgrunnen til at det ikke ble invitert inn til et slikt møte i år var fordi at det kanskje ikke funket helt optimalt i fjor. Ble litt mer til at de som arrangerte lavterskel arrangementer spurte om de kunne ha et arrangement her og et arrangement der, noe som ble ganske ineffektivt for f.eks. Bedkom.
- K: Ikke nødvendigvis bedkom som må kalle inn til det, det kan også vi i HS gjøre.
- I: Et sånt møte kan sikkert være til fordel for veldig mange, men det må være utrolig tidlig. Jo tidligere jo mer kan man planlegge.
- Sp: Er det grense på hvor mange arrangementer man kan ha ila. en uke?
- Vi har ikke et spesifikt tall, men føler dette er noe vi kan snakke om. Online-kalenderen er stappfull. Dette kan ha ringvirkninger på påmeldingen på arrangementer - folk kan bli "mette" av oss. Fellesmøte for arrangerende komiteer kunne derfor vært med på å kontrollere antall arrangement.
- K: HSP har førstevalg på datoer, de velger i hvert fall en dato i september på høstsemesteret. Det kan derfor være vanskelig å planlegge rundt datoer i september.
- Konklusjon: De aller fleste synes det kunne vært greit med et fellesmøte for arrangerende komiteer spesielt. For at det skal ha stor påvirkningskraft må det være veldig tidlig. Der kan arrangerende komiteer bli enige om at kanskje bedkom og fagkom f.eks. to uker i semesteret kan vurdere å ta mandag og onsdag slik at arrkom kan få fredag.
- Kan være lurt å kalle inn de komiteene som enda ikke har planlagt neste semester enda (f.eks. OIL, FeminIT og Trikom)
006 - Eventuelt
- Bedkom jobber med å utarbeide HSA. Spurte alle ledere om de hadde noen tanker når de begynte prosessen. Merket at kanskje mange ikke hadde overblikk over hva de var pliktet til å gjøre eller hva de kan få ut av avtalen.
- Vi kommer til å skrive et skriv av hva alle komiteene kan få ut av en slik avtale.
- Tror også det kan være lurt at det blir tatt opp på et møte, veldig sånn konkret som går igjennom punktene i avtalen.
- Har fått spørsmål fra HSP om hvorfor de f.eks. ikke ble invitert på komité-seminar.
- Vi har kanskje ikke vært så gode på å sikre at andre har kunnet hente opp punktene i avtalen.
- K: Veldig enig i det du sier. Mange har kanskje følt på at det er litt hemmelig, så veldig bra at dere ønsker å gjøre det mer åpent for komiteer.
- Organisasjonsstruktur gruppa har mange meninger, så gjerne send melding til Hanna hvis noen har spørsmål eller tilbakemeldinger.
- Mange førsteklassinger som føler at de har blitt veldig bra tatt opp i Online. Klapp på skuldra til alle at arrangementer osv. har blitt godt gjennomført👏.
- K: Veldig enig, virker som at alle førsteklassingene har et godt miljø og at de er en stor gruppe. Har snakket mye om å bedre klassestilhørigheten for å hindre at folk faller av. Viktig at vi gjør vårt for å bevare at de har et godt samhold.
- K: Vi i HS har allerede startet å se på dette, en førsteklasse-taskforce lignende greie!
- Hvor ofte tenker dere at vi skal ha et slikt stormøte?
- Leder blir byttet ut midt i vårsemesteret, én gang i vårsemesteret blir litt weird.
- 2 til 3 i semesteret? Da rekker man før og etter genfors.
- K: To i semesteret er Creme De La Creme
- K: Veldig greit med et tidligere på semesteret.
- Kan prøve å kalle inn en gang før genfors og en gang etter genfors
007 - Diggepunkt!
008 - Møteevaluering
- Ha dette litt tidligere i semesteret? Kanskje dette var litt sent i eksamensperioden.